Wie erhalte ich den Überblick im täglichen Info-Chaos?

Kunde ruft an: "Hallo, ich hätte gerne das besprochene Modul A in B geändert." – "Ok, machen wir". Jetzt beginnt die Aufgabe sich intern zu verteilen. Zwei Grafiker machen den Hauptteil der Arbeit. Sobald diese fertig sind, muss ein Texter noch etwas dazu tun. Der Abteilungsleiter macht noch ein paar Anpassungen. Anschließend schaut der zuständige Projektmanager darauf und entdeckt einen Fehler, den einer der Grafiker beheben kann. Danach landet der Vorgang zur Abnahme beim Kunden, der auch noch zwei Änderungen hat und schließlich ist es dann geschafft - das Modul kann publiziert werden.

Über einen solchen Vorgang kann man ja noch einfach den Überblick behalten - aber über zehn - oder gar 100?

Das geht - mit dem richtigen System: KISS

Workflows werden mit Hilfe von KISS komfortabel gesteuert. Das System wurde von uns entwickelt und hat sich in jahrelangem Praxiseinsatz bewährt. Die Bearbeitung von Aufträgen wird für den Kunden transparent. Die einzelnen Aufträge sind in verschiedene Vorgängen gesplittet, die von einem Kunden angelegt werden können. Bevor der Kunde beauftragt, müssen eventuell genauere Details nochmals geklärt werden Realisierbarkeit, Aufwand, etc.), dann erst bekommt der Vorgang den Status "Auftrag angenommen" und wird von uns bearbeitet. Rückfragen können über KISS geklärt werden, genauso wie die Abnahme durch den Kunden.

Dabei wird die Kommunikation zwischen uns und den Kunden, in den Kommentaren zu einem Vorgang widergespiegelt und dokumentiert. KISS verschafft allen Beteiligten in kürzester Zeitden notwendigen Überblick über aktuelle Vorgänge.

KISS - die Lösung für Ihr Workflow-Management

Die täglichen Arbeitsabläufe sind sich häufig sehr ähnlich. Bei der Abwicklung der Geschäfte entsteht dann meist unglaublich viel E-Mail- Kommunikation. In der Regel gibt es mehrere Ansprechpartner und potentiell zuständige Mitarbeiter. Es muss also darauf geachtet werden, dass die Information alle Beteiligten erreicht. Damit die Arbeit nicht doppelt erledigt wird, sollte ein Zuständiger festgelegt werden, der für die Realisierung verantwortlich ist. Am Ende steht meist noch eine Abnahmeschleife, bei der wieder verschiedene Instanzen gefordert sind.

All diese Kommunikationswege sind in KISS gebündelt. Die Abkürzung steht für Kommunikations- , Informations- und Service-System, KISS unterstützt nicht nur beim Management unserer strukturierten Arbeits-Prozesse (Workflow-Management), es dient gleichzeitig als Nachweis für jegliche Kommunikationsvorgänge und bietet sowohl unseren Kunden als auch uns selbst Informationen und Nachvollziehbarkeit zu allen laufenden und abgeschlossenen Vorgängen und Projekten.

Die Arbeit mit einem Workflow-Management-System bietet viele Vorteile:

• Vereinheitlichung und klare Strukturierung der Arbeitsabläufe

• Schnellere Bearbeitung von Vorgängen durch Verkürzung der Durchlaufzeiten

• Ständige Übersicht über alle Vorgänge

• Automatische Protokollierung und damit zu jedem Zeitpunkt volle Nachvollziehbarkeit aller Änderungen

• Rechtssicherheit durch: digitale Signaturen für jeden Eintrag (im Gegensatz zu einfachen Emails)

• Erhöhung der Verfügbarkeit aller relevanten Informationen

• Klare Darstellung der Zuständigkeiten und der zeitlichen Abhängigkeit

• Reduktion der Kosten durch Zeit- und Ressourcen-Optimierung

• gesamtheitlich betrachtet: Verbesserung der Qualität der Geschäftsprozesse

Genau das können wir auch Ihnen mit KISS anbieten. Mehr noch - KISS ist ein skalierbares, sicheres und individuell anpassungsfähiges Produkt, das Sie bei leichter Bedienbarkeit gewinnbringend unterstützen kann.

Mit KISS können Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden. Durch die klare Zuteilung von Zuständigkeiten pro Vorgang weiß jeder genau, was er zu tun hat. Projektleiter können den aktuellen Stand eines Vorgangs jederzeit ganz einfach einsehen. Zudem wird durch die praktische Datei-Upload-Funktion dafür gesorgt, dass alle zusätzlich nötigen Dokumente in digitaler Form zentral für alle Beteiligten und entsprechend Berechtigten abrufbar sind.

Durch die digitale Signierung der Einträge wird für eine sichere und verlustfreie Kommunikationgesorgt. Ein Verändern eines Vorganges im Nachhinein ist somit ausgeschlossen. So viel Sicherheit können Sie durch E-Mail-Kommunikation nicht erreichen.

Technischer Hintergrund von KISS

KISS ist eine Server-basierteWeb-Applikation, die auf PHP und PostgreSQL beruht. KISS ist mit jedem Internet-Browser bedienbar. Bei der Implementierung wurden die aktuellen Web-Standards konsequent umgesetzt, wir garantieren für valides XHTML, ergänzt durch ein sinnvolles CSS. Benutzerfreundlichkeit hat bei uns ebenfalls Priorität, daher analysierten wir die Vorgänge genau um einen optimalen Ablauf bei der Arbeit mit KISS zu gewährleisten. Zur Optimierung der Ladezeiten arbeiten wir mit AJAX, der aktuellen Technologie bei der Implementierung vonWeb-Applikationen. Damit können Informationen bei Bedarf nachgeladen werden, ohne dass der Benutzer auf einen kompletten Neuaufbau der Seite warten muss. Clients, die nicht zur Interpretation der aktuellen Techniken fähig sind, werden auf einen entsprechenden Fallback umgeleitet, damit wirklich jeder problemlos mit dem System arbeiten kann.

Ihre Sicherheit steht für uns im Vordergrund. Die digitale Signierung der Einträge leistet einen wichtigen Beitrag dafür. Jeder signierteKommentar reiht sich in eine globale Signaturkette ein. Wenn diese lückenfrei ist, kann für die Authentizität der einzelnen Kommentare garantiert werden. Ist dies nicht der Fall, können eventuell modifizierte Beiträge schnell identifiziert und überprüft werden. Dadurch ist dieses System verlässlicher als die Kommunikation über E-Mail oder Fax.

Das Modellieren der Projektworkflows erfolgt vollständig datenbankgestützt und ist somit frei konfigurierbar. Hat sich ein bestimmter Schritt in der Abfolge nicht bewährt, oder wird ein neuer Zwischenschritt notwendig, kann das konfigurativ geändert werden.

Probieren Sie KISS einfach aus

Mit Hilfe unserer Demo können Sie sich einen kleinen Überblick über die Fähigkeiten von  KISS schaffen. Sie haben die Möglichkeit KISS aus der Sicht eines Managers oder aus der Sicht eines Kunden zu erleben.